Tổ chức sự kiện là gì và các yếu tố tác động

Tổ chức sự kiện là gì?

Nói đến Tổ chức sự kiện event là nói phương thức giao ngoài, tổ chức các sự kiện của doanh nghiệp, của các tổ chức xã hội, hoặc là sự kết hợp của cả hai. Ở đây không có giới hạn cho việc phát triển công ty thành công ty Tổ chức sự kiện. Điều này hoàn toàn khả thi trong việc tổ chức mọi thể loại sự kiện, từ lễ cưới cho đến một buổi họp chính trị. Một đội Tổ chức sự kiện có thể được sử dụng để tổ chức cho bất kì buổi họp doanh nghiệp nào.

Ngành công nghiệp 500 tỷ USD:

Tổ chức sự kiện là gì? - 15 năm gần đây là minh chứng cho sự tăng trưởng vượt bậc của lĩnh vực Tổ chức sự kiện. Nếu chúng ta tính tổng số tiền bỏ vào ngành Tổ chức sự kiện trong 1 năm trên toàn thế giới thì con số có thể lên đến 500 tỷ đô la. Đã không còn những ngày mà bạn có thể tổ chức sự kiện chỉ bằng việc thuê một nhóm nhỏ cung cấp thực phẩm. Ngày nay, nếu muốn tạo ấn tượng cho khách hàng tiềm năng thì việc thuê một công ty Tổ chức sự kiện là điều cần thiết.

Mọi sự kiện đều có thể kiểm soát được

Nếu bạn muốn bắt đầu là một công ty Tổ chức sự kiện và đang tìm ý tưởng phát triển trong lĩnh vực này thì bạn hoàn toàn có thể vui mừng khi biết rằng mình có thể bắt đầu kinh doanh lĩnh vực này trong mọi thể loại. Một nhóm nhỏ cũng có thể làm công việc Tổ chức sự kiện. Mặt khác, bạn có thề quản lý hàng triệu sự kiện với hơn 5,000 người.

Tổ chức sự kiện là gì? - Người ta thường lựa chọn một nhóm Tổ chức sự kiện vì sự chuyên môn của họ trong lĩnh vực này. Khi bạn lên kế hoạch cho một sự kiện thì nó không những làm tiêu hao khoản thời gian quí báu của bạn mà còn tạo nhiều căng thẳng. Công ty Tổ chức sự kiện có nhiều mối liên hệ trong ngành này nên họ có thể cung cấp cho bạn những dịch vụ tốt nhất có thẻ và đi kèm với nhiều mức giá cạnh tranh.

Kiểm soát các phương tiện và khâu giải trí

Là một công ty tổ chức sự kiện, khi tổ chức một sự kiện liên quan đến 5,000 con người trong một ngày, thì bạn không nên cho rằng cung cấp thực phẩm là điều quan trọng nhất cần phải quản lí.


Tổ chức sự kiện là gì? - Các phương tiện và giải trí đều rất quan trọng cho việc quản lí một sự kiện lớn. Bạn cũng cần có số nhân viên: đủ và hiệu quả trong một sự kiện. Hơn nữa, bạn cũng phải lên kế hoạch về kích thước phòng, sắp xếp vị trí ngồi, và tổng ngân sách cho sự kiện đó. Nếu bạn không đủ chuyên môn để lường trước những điều này thì bạn có thể sẽ đối mặt với nhiều khó khăn khi chương trình diễn ra.

Những yếu tố bên ngoài tác động đến công ty Tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là gì? - Cũng có vài yếu tố bên ngoài tác động đến sự  phát triển của ngành công nghiệp Tổ chức sự kiện event. Một vài trong số những yếu tố trên là tốc độ tăng trưởng của nền kinh tế, lối sống, và sự  thay đổi đặc điểm của những người sống trong khu vực. Du lịch và các hoạt động xây dựng thương hiệu, ví dụ các lễ hội và các hoạt động kết hợp như các buổi hội thảo, tung sản phẩm, các buổi lễ trao thưởng, và các hội tiệc đều là công việc của công ty tổ chức sự kiện. Nhân tố quyết định cho sự thành công của một công ty sự kiện là danh tiếng, các mối quan hệ, quảng bá dịch vụ, có sự liên kết với các nhà cung cấp và kĩ năng quản lí tốt của người lãnh đạo

Mọi chi tiết xin liên hệ :

CÔNG TY CỔ PHẨN NETMEDIA (NETMEDIA.,JSC)

Trụ sở chính: Số 111, C8, Nghĩa Tân, Cầu Giấy, Hà Nội

Điện thoại: +84 3791 7138

Fax: +84 6269 1315

Hotline: 0932 345 966

Email: Netmedia68@gmail.com

Website: www.netmedia.com.vn

Tags to chuc su kien la gi, tổ chức sự kiện là gì, kinh nghiệm tổ chức lễ cưới

Nguồn netmedia.com.vn


Đi tìm ý tưởng tổ chức sự kiện…

Đi tìm ý tưởng tổ chức sự kiện



Càng đi nhiều, tìm hiểu nhiều và học nhiều, bạn càng có thêm nhiều ý tưởng tổ chức sự kiện của mình. Tham dự nhiều sự kiện để học hỏi cũng tốt, nhưng ngồi một chỗ cũng không hẳn là không học hỏi được gì. Hãy chịu khó tìm hiểu các xu hướng mới qua các video trên Youtube, đọc các bài báo, tin tức đang làm cư dân mạng xôn xao, ở đó có thể cung cấp cho bạn cả kho ý tưởng mang lại sự bất ngờ cho những người được chiêm ngưỡng. Hàng ngày tôi vẫn thường lướt trên các forum, hội nhóm Facebook để tìm các hình ảnh kỳ cục, clip giật gân đông người xem, không đơn thuần để giải trí mà ở đó chứa cả kho ý tưởng cho tôi.

Chẳng hạn gần đây, khi một hãng xe hơi ra mắt sản phẩm mới của họ, tôi quyết định đưa tiết mục múa với tạo hình đèn LED mà tôi xem trên Youtube cách đây chưa lâu. Một số vũ công được gắn đèn LED tạo hình thực hiện những động tác múa bay bổng, và kết thúc bằng một con rồng rực sáng lượn vòng quanh chiếc xe rồi lan tỏa thành những đốm sáng nhỏ. Người tham dự liên tục trầm trồ còn khách hàng thì hết sức hài lòng. Tổng cộng tôi và nhóm múa chỉ mất 5 ngày để dựng vở, luyện tập cũng như triển khai các biện pháp kỹ thuật, và chi phí thì rẻ hơn bất cứ tiết mục tung sản phẩm nào của các đối thủ cùng tham gia đấu thầu. 

Cách thức sáng tạo ý tưởng tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện - Trong lãnh vực sáng tạo, người ta nhắc nhiều nhất đến 2 thuật ngữ là mind map và brainstorm. 
Mind map  giúp bạn phát triển ý tưởng bằng cách hệ thống, và cho một cái nhìn toàn cục, nói cách khác, nó giúp chúng ta có thể tổ chức và sắp xếp hiệu quả và có cấu trúc hơn cho những dòng suy nghĩ (ý tưởng). Hãy học cách phát triển ý tưởng bằng mind map

Brain storm hữu ích để giúp có được ý tưởng sáng tạo nhiều chiều từ nhiều nguồn, tránh sự bào mòn sáng tạo khi một cá nhân làm việc  độc lập.

Tổ chức sự kiện - Cá nhân tôi, ngoài 2 phương pháp trên, tôi còn có một phương pháp riêng tạm đặt tên là Sự ngẫu nhiên. Khi phải suy nghĩ ý tưởng, tôi thường lấy một số từ vựng ngẫu nhiên mà tôi vô tình bắt gặp ở đâu đó, trong một cuốn sách cầm trên tay hay một bài báo mạng. Chẳng hạn có lần, để làm một chương trình Activation cho mỹ phẩm cao cấp, tôi đã lật một cuốn từ điển và bắt gặp các từ sau: Venus, đại dương, dây thép, làm việc, ngọc trai. Tôi đã ghi các từ đó lại và tìm cách phát triển ý tưởng trên chúng.  Tứ Venus gợi cho tôi ý tưởng về sao kim, thần vệ nữ, cái đẹp, từ đại dương làm tôi nghĩ đến làn nước xanh, bãi cát, sò ốc, dây thép là sự gai góc, khó khăn, sự bảo vệ, làm việc gợi cho tôi sự chăm chỉ, hăng say, hình ảnh con ong, ngọc trai gợi cho tôi cảm giác quý giá, thanh khiết...  Tôi tìm cách liên kết hình ảnh này với hình ảnh sản phẩm, chương trình mình định thực hiện và liên kết chúng với nhau. 

Tổ chức sự kiện - Cuối cùng tôi nghĩ ra ý tưởng concept cho chương trình, đó là vẻ đẹp thanh khiết và vĩnh hằng của thần Vệ Nữ. Tôi trang trí khu vực thực hiện chương trình bằng gam màu ngọc trai và nhìn chúng như thủy cung với kiến trúc La Mã. Ở giữa booth tôi đặt mô hình một vỏ sò lớn làm nơi cho một cô người mẫu xinh đẹp đóng vai thần Venus nằm lên đó. Nàng nằm giữa các dải lụa màu xanh nước biển, các hạt nhựa giả làm ngọc trai rải đầy xung quanh cùng với những vỏ sò, ốc và bãi cát trắng ngần. Mộ PG đóng vai tì nữ ngồi cầm đàn Harp và đàn Lyre trong khi 2 vũ công khác nhảy múa. Phong cách vừa cổ điển, vừa sang trọng lại vừa mang tính thần thoại này làm cho khách hàng ngay lập tức  bị thuyết phục. Như vậy tôi đã phát triển được ý tưởng của mình dựa trên 3 trong 5 từ vựng mà tôi ngẫu nhiên tìm được là Venus, đại dương, ngọc trai...

Đừng quên trải nghiệm sản phẩm

Hãy cố gắng trải nghiệm được sản phẩm hết sức có thể. Nếu bạn làm tổ chức sự kiện cho một hãng nước ngọt, hãy uống thử loại nước ngọt đó, bạn làm marketing cho một hãng game, hãy cố gắng chơi thử game đó. À tất nhiên đôi khi cũng có những ngoại lệ.

Ý tưởng tổ chức sự kiện bay bổng chưa chắc là ý tưởng khả thi

Tổ chức sự kiện - Những bạn mới vào nghề hay mắc phải một vấn đề, đó là bạn nghĩ ra rất nhiều ý tưởng mà bạn cho là rất tuyệt vời, nhưng mọi người lại từ chối chúng, cho rằng nó không có giá trị thực tế, và điều đó làm bạn nản lòng. Nhưng bạn cần phải hiểu là ý tưởng bay bổng chưa chắc đã hấp dẫn, chưa chắc đã đúng mục tiêu khách hàng đặt ra và quan trọng là có khả thi về mặt thực hiện và phù hợp với ngân sách hay không.

Hãy dành thời gian trực tiếp tham gia vào thực hiện để có cái nhìn thực tế hơn, ý tưởng của bạn sẽ có tính thuyết phục cao hơn.

Cuối cùng, đời không như là mơ!

Một bạn trẻ mới vào nghề thắc mắc, bạn đã cất công suy nghĩ rất nhiều ý tưởng cho proposal trình bày cho khách hàng. Tuy nhiên đến khi công ty bạn thắng thầu rồi, thì họ lại phát triển một concept khác hoàn toàn với cái mà bạn đề xuất, bạn thắc mắc là vậy tại sao họ lại chọn đơn vị tổ chức sự kiện của bạn vì ý tưởng, vì đề xuất của bạn, cuối cùng lại phá bỏ nó.

Tổ chức sự kiện - Có một thực tế là khách hàng có thể đánh giá đơn vị tổ chức sự kiện qua nhiều tiêu chí như Năng lực, kinh nghiệm, giá cả, thậm chí có thể phụ thuộc vào mối quan hệ, hay liệu bạn có thể giúp họ đạt được mục đích của họ qua sự kiện đó hay không chứ không hẳn họ chọn bạn vì ý tưởng. Những ý tưởng bay bổng chưa chắc phù hợp vớt tất cả các tuýp khách hàng cho nên điều cần nhất là bạn nhìn nhận ra họ cần gì, một sự kiện thật crazy hay một giải pháp tiết kiệm, những hiệu ứng hoa mỹ hay sự chú trọng vào kết quả thực tế như thu hút thêm khách hàng. Gãi trúng chỗ ngứa của họ, cơ hội thành công của bạn sẽ rộng mở hơn.

Tổ chức sự kiện và yếu tố âm thanh

Để tổ chức sự kiện thành công bao gồm rất nhiều yếu tố tác động vào mà âm thanh là một yếu tố quan trọng đặc biết không thể thiếu. 


Hầu như tất cả các sự kiện đều cần có âm thanh, âm thanh cũng là một phương tiện truyền thông tin. Có rất ít sự kiện không có âm thanh. Âm thanh là một trong những tác nhân kích thích vào môi trường không gian tổ chức sự kiện, tạo bầu không khí cho sự kiện. Các nhà tổ chức cần chú ý bố trí không gian cho các thiết bị và hoạt động âm thanh.

Ngôn ngữ trong sự kiện

Nhà tổ chức cần xác định ngôn ngữ chủ đạo trong sự kiện. Dùng một hay một số ngôn ngữ khác nhau. Tùy theo đối tượng khách mời mà quyết định ngôn ngữ nào cho phù hợp. Ngôn ngữ phù hợp sẽ mang lại kết quả cao cho tổ chức sự kiện.

Bộ phận phụ trách âm thanh

Cần bố trí vị trí thích hợp cho bộ phận phụ trách âm thanh. Họ có những thiết bị chuyên dụng như máy nhắc từ xa, các camera quay trực tiếp. Vị trí của họ có thể ở ngoài phòng họp, một số hoạt động của họ ở vị trí phía trên hay phía trước sân khấu.

Sẽ tốt hơn cả nếu các phần âm thanh, hình ảnh, ánh sáng, sân khấu được thực hiện bởi các nhà cung cấp riêng biệt. Nếu không như vậy thì nhà tổ chức phải xác định rõ việc gì làm trước, việc gì làm sau, những công việc nào có thể làm đồng thời.

Diễn tập trước sự kiện

Ngoài ra, phải bố trí thời gian để cho các bộ phận, các nhà cung cấp diễn tập. Yêu cầu xác định rõ thời gian khi nào diễn tập và diễn tập bao lâu. Phải đảm bảo có đủ không gian cho việc diễn tập diễn ra.

Các vũ công cần thời gian cho việc tập luyện, những người dẫn chương trình cần học thuộc lời và các nhân viên quay phim cần thời gian kiểm tra cảnh quay. Mọi việc đều phải được diễn ra trên sân khấu một cách hài hòa giống bất kỳ một chương trình trực tiếp nào.

Công ty tổ chức sự kiện Netmedia, với kinh nghiệm qua việc tổ chức thành công nhiều sự kiện quan trọng mang tầm quốc gia, khu vực và quốc tế chắc chắn sẽ đem lại cho quý công ty dịch vụ tổ chức sự kiện tốt nhất

Nguồn: netmedia.com.vn

Từ khóa liên quan: to chuc su kien, tổ chức sự kiện, công ty tổ chức sự kiện, cong ty to chuc su kien



Quy trình tổ chức sự kiện

Nhiều người đã ví von rằng công việc tổ chức sự kiện như trò chơi ghép hình mà người chơi chỉ thành công khi ghép hàng trăm, hàng ngàn mẩu nhỏ chi tiết thành một bức tranh hoàn chỉnh.

Quy trình tổ chức sự kiện

Ngày nay, việc tổ chức sự kiện đã trở thành một trong những công cụ quan trọng trong hoạt động tiếp thị đặc biệt là trong PR. Theo báo cáo nghiên cứu thị trường của FTA, các hoạt động dịch vụ hỗ trợ phát triển thương hiệu được sử dụng thường xuyên nhất ở Việt Nam là: quảng cáo và tổ chức sự kiện (sử dụng ngang bằng); tiếp theo là PR; nghiên cứu thị trường và e-marketing.


Có rất nhiều loại s kin khác nhau, mỗi loại sự kiện lại có những mục đích, vai trò khác nhau trong chiến lược chung của công ty. Tuy nhiên, đối với bất kì loại hình sự kiện nào muốn thành công vẫn phải tuân theo một quy trình t chc s kin và những cách thc t chc s kin nhất định:

2.1 Requirements study (Thu hiu yêu cu khách hàng)

Trước khi bắt đầu vào một kế hoạch tổ chức sự kiện, ta phải khai thác và nắm rõ các yêu cầu cơ bản nhất. Yêu cầu này do chủ đầu tư, các khách hàng đưa ra. Các yêu cầu này được thể hiện trong một bản brief, căn cứ vào bản brief này ta sẽ xác định được rõ ràng mình cần phải làm gì, các bước tổ chức sự kiện ra làm sao. Để thực hiện bản brief, bạn phải trả lời được các câu hỏi sau:
  • a. Loại hình sự kiện sẽ tổ chức (họp báo, giới thiệu sản phẩm, talkshow, …)
  • b. Mục tiêu khi tổ chức sự kiện là gì?
  • c. Khách tham dự là những ai?
  • d. Có bao nhiêu khách sẽ tham dự?
  • e. Khi nào và ở đâu sự kiện sẽ diễn ra?
  • f. Ngân sách là bao nhiêu?
  • g. Sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty có điểm đặc biệt gì?

2.2 Brainstorming (Suy nghĩ ý tưởng)

Trong giai đoạn này, ban tổ chức sự  kiện phải tập hợp một nhóm người để tiến hành brainstorm ý tưởng các bước t chc s kin. Lưu ý khi thực hiện cần nắm rõ yêu cầu của bản brief, đồng thời hiểu rõ sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty yêu cầu tổ chức event. Sau khi suy nghĩ ý tưởng, ban tổ chức sự kiện sẽ thể hiện trên proposal, là cách tạo sản phẩm Event trên giấy tờ. Chương trình này sẽ được gởi đến khách hàng với bảng báo giá và chờ phản hồi từ phía khách hàng. Thông thường, đối với một event, đây là giai đoạn quan trọng nhất, tạo được sự khác biệt giữa các công ty event với nhau. Nhưng một ý tưởng hay cũng chưa đảm bảo thành công của event bởi còn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức.

2.3 Event design (thiết kế s kin)

  • Giai đoạn này là giai đoạn cụ thể ý tưởng. Các vấn đề bao gồm:
  • Địa điểm tổ chức.
  • Thời gian tổ chức chương trình và thời gian diễn ra chương trình.
  • Chủ đề (theme/concept) của chương trình.
  • Thiết kế hình ảnh cho chương trình.
  • Chương trình chi tiết, gồm những hoạt động gì, thời gian ra sao.

2.4 Planning (Lên kế hoch t chc)

Đây là lúc quy trình t chc s kin được cụ thể hóa chi tiết nhất trước khi tiến hành thực thi. Công ty sự kiện cần quan tâm đến các vấn đề như:
  • Ngân sách.
  • Nguồn nhân lực thực hiện.
  • Nhà cung cấp dụng cụ thiết bị.
  • Vận chuyển như thế nào.
  • Phân tích rủi ro có thể xảy ra.

2.5 Execution (Tiến hành thc hin)

Một sự kiện thường mất 2 tuần để thực hiện. Bao gồm các hoạt động chuẩn bị như đồng phục, in banner, lắp đặt standee, thuê người, liên lạc các bên liên quan. Một số công ty tổ chức sự kiện sẽ tiến hành thuê ngoài (outsourcing) một số hoạt động và cử bộ phận giám sát hoạt động…Lưu ý cần trao đổi với khách hàng thường xuyên để đạt được sự chấp thuận từ phía khách hàng, đồng thời luôn kiểm soát chặt chẽ nhà cung cấp để hạn chế mọi rủi ro có thể xảy ra.

2.6 Set up (Dàn dng chun b)

Quá trình dàn dựng chuẩn bị được thực hiện tại nơi t chc s kin. Tốt nhất là 1 hoặc 2 ngày trước ngày sự kiện diễn ra. Nên có một bảng những công việc cần làm để tiện theo dõi tiến độ và không bỏ sót bất cứ khâu nào. Chú ý đến thời gian vận chuyển. Các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực theo công việc đã được phân công. Những lúc có phát sinh ngoài dự kiến, mọi người sẽ cùng tập hợp lại để cùng giải quyết tại chỗ.

2.7 Finish (Kết thúc s kin)

Các bước tổ chức sự kiện, luôn theo dõi chặt chẽ khi sự kiện diễn ra. Điều chỉnh khi phát sinh vấn đề.
  • Kết thúc sự kiện, chuyển đồ đạc về kho (removal): dọn dẹp nơi tổ chức (cleaning), sửa lại những vật dụng đã sử dụng (repair), thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp (contract acquittal), bảo quản kho (storage)…
  • Họp rút kinh nghiệm: Sau khi event kết thúc, trong công ty tổ chức sự kiện mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo ghi nhận lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc sự kiện để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau.
Tags: to chuc su kiencong ty to chuc su kien

Tin liên quan:

Nguồn netmedia.com.vn

Tổ chức sự kiện và giải pháp đối phó với yếu tố thời tiết

Tổ chức sự kiện và giải pháp đối phó với yếu tố thời tiết


Yếu tố thời tiết đối với Tổ chức sự kiện là một nhân tố rất quan trong mà các nhà Tổ chức sự kiên không thể bỏ qua.

Khí hậu thời tiết tác động trực tiếp đến công tác tổ chức sự kiện, quyết định rất lớn khả năng thành công của sự kiện, nhất là sự kiện tổ chức ngoài trời. Do vậy, xem xét thời tiết để dự liệu công việc là rất cần thiết và không thể thiếu. Ở Việt Nam, mỗi một mùa đều có những đặc trưng riêng và những thông tin về thời tiết cần được tính đến khi chúng ta cân nhắc quyết định về địa điểm và ngân sách tổ chức sự kiện. Tuy không dự đoán chính xác được thời tiết song nhà tổ chức sự kiện có thể chuẩn bị được những phương án xử lý cơ bản do thời những yếu tố tác động do thời tiết gây ra.

Khi tiến hành phân tích thời tiết để dự trù công việc phải kết hợp nhuần nhuyễn hai yếu tố ( tính quy luật tự nhiên và địa hình từng khu vực ) để giải quyết các yếu tố phát sinh do thời tiết gây ra.
Trước khi lên chương trình, hãy xem xét ảnh hưởng của thời tiết tới chương trình tổ chức sự kiện tới mức nào, phải nắm được lịch sử thời tiết đã diễn ra như nhiệt độ, lượng mưa, độ ẩm,…trước khi đưa ra quyết định cuối cùng. Cẩn có những giải pháp dự phòng đối với những hiện tượng thời tiết đó cho sự kiện ngoài trời, kể cả những địa điểm dự phòng.

Kế hoạch tổ chức sự kiện “hội nghị khách hàng” theo phong cách barbecue

Là một doanh nghiệp lớn, chắc hẳn bạn thường xuyên tổ chức sự kiện “hội nghị khách hàng” nhằm tri ân những cá nhân, doanh nghiệp đã tin tưởng, gắn bó với doanh nghiệp của bạn trên tiến trình phát triển

Tổ chức sự kiện  “Hội nghị khách hàng” là một trong hoạt động trong kế hoạch marketing – truyền thông được ưa chuộng của doanh nghiệp đặc biệt là các tập đoàn lớn.

Hội nghị khách hàng thường được tổ chức sự kiện ở những nơi sang trọng , cách bày trí nhẹ nhàng, trang nhã, đem lại cảm giác thật trang trọng. Tuy nhiên, cách thức tổ chức hội nghị như thế này thường theo một mô hình chung. Và đôi khi nó tạo nên sự nhàm chán và xa cách.


Vì vậy, ta có thể thay đổi bầu không khí khác biệt đi để tạo cảm giác mới mẻ và gần gũi hơn với khách hàng mà cũng không làm mất đi sự trang trọng của buổi lễ. Một hình thức tổ chức hồi nghị khách hàng theo xu hướng mới lạ đang được nhiều agency tổ chức sự kiện tư vấn và sử dụng: “Tổ chức hội nghị khách hàng theo phong cách babercue”.



Với không gian thoáng mát, rộng rãi cùng hương vị thơm lừng của các món nướng, barbecue (tiệc nướng ngoài trời) luôn tạo ra bầu không khí hào hứng, phấn khởi cho người tham gia. Không khí mát mẻ và sự hòa mình vào thiên nhiên sẽ đem lại cho khách hàng cảm giác thoải mái và ấm cúng. Khách hàng sẽ có cảm giác xích lại gần và thân thiện hơn với doanh nghiệp khi cùng nhau trò chuyện, chia sẻ, thưởng thức món ăn và tận hưởng những cơn gió mát mẻ, trong lành.
Tuy là tiệc ngoài trời nhưng bàn ghế và cách bày trí vẫn sang trọng cùng phong cách phục vụ chuyên nghiệp, chu đáo. Khách hàng có thể tự tay nướng thức ăn hoặc có thể nhờ phục vụ làm thay mình.


Ngoài ra, ta có thể lồng ghép sản phẩm hay dịch vụ của công ty vào việc thiết kế sân khấu cũng như ngoại cảnh để làm nổi bật hình ảnh công ty.

Tóm lại, mặc dù barbecue đã quá quen thuộc với mọi người nhưng tùy cách biến tấu, tiết chế, ta có thể tạo ra một hội nghị khách hàng theo phong cách mới lạ, tạo ấn tượng sâu sắc trong lòng khách hàng…

Nguồn: netmedia.com.vn

Từ khóa liên quan: to chuc su kien, tổ chức sự kiện, công ty tổ chức sự kiện, cong ty to chuc su kien

Quy trình vận động tài trợ tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện không đơn giản là một công việc mà thực chất đó là một chuỗi công việc tổ chức một chương trình sự kiện thành công. Bên cạnh việc tìm kiếm một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thì việc tìm kiếm một nhà tài trợ là vô cùng quan trọng. Chúng tôi xin chia sử quy trình vận động tài trợ tổ chức sự kiện. 


Mục đích cơ bản của tài trợ là gợi lên những mối tương quan tích cực giữa sự kiện và thương hiệu có thể về thể thao, nghệ thuật hoặc thương hiệu từ thiện trong tâm trí của người tiêu dùng. Điều này được thực hiện bằng cách đặt tên các sự kiện hoặc bằng cách hiển thị logo của công ty tại các sự kiện hoặc địa điểm và các phương tiện truyền thông quảng bá sự kiện. 

Tài trợ rất phức tạp và nó không chỉ đơn giản là yêu cầu tài trợ bởi vì bạn cần có một đề xuất tuyệt vời. Khi thực hiện đúng cách, nó không chỉ là tài trợ cho các hoạt động của bạn, mà sẽ tạo ra một mối quan hệ có ý nghĩa giữa các tổ chức, nhà tài trợ và đối tượng mà sẽ giúp bạn tăng giá trị cho doanh nghiệp một cách đáng kể. Để có một mối quan hệ tốt đẹp và lâu dài với nhà tài trợ, lý tưởng nhất là bạn nên tìm kiếm một nhà tài trợ dài hạn người có thể đầu tư cho các đề nghị tài trợ của bạn bởi vì họ tin tưởng và nhận ra giá trị về lợi nhuận cũng như lợi ích khi làm việc cùng bạn. Tóm lại, tài trợ rất có ý nghĩa về mặt thương mại, nhưng không dễ dàng để vận động tài trợ cho nên bạn cần lưu ý một số vấn đề.

Xây dựng gói tài trợ tổ chức sự kiện

Tài trợ sẽ xảy ra bởi vì các sự kiện hoặc tổ chức được tài trợ có thể giúp các nhà tài trợ đạt được mục tiêu của họ, đưa thương hiệu đến với khách hàng của họ. Vì vậy, xây dựng gói tài trợ nên tập trung vào lợi nhuận về mặt đầu tư và lợi ích thương mại. Đưa ra đề nghị tài trợ phù hợp là lựa chọn duy nhất khi bạn muốn tìm kiếm một kinh phí tài trợ đáng kể.

Đề xuất của bạn về cơ bản phải thuyết phục được các nhà tài trợ tại sao sự kiện của bạn là phù hợp và mang lại lợi ích cho công ty. Bao gồm một tờ thông tin về sự kiện của bạn, các chi tiết cụ thể về các lựa chọn tài trợ bao gồm cả giá cả và hậu cần, chẳng hạn như vị trí gian hàng cho các nhà tài trợ của bạn, phương pháp quảng cáo và quảng bá cho sự kiện tổng thể và vị trí đặt logo của nhà tài trợ.

Thêm “giá trị gia tăng” cho các gói tài trợ Tổ chức sự kiện.

Sự kiện của bạn sẽ là nơi mà mọi người có thể tương tác với sản phẩm hoặc thương hiệu của các nhà tài trợ. Giới thiệu các gian hàng trưng bày có áp dụng hiệu ứng công nghệ để quảng bá thương hiệu. Thương hiệu thông qua các phương tiện truyền thông xã hội và các kênh kết nối mạng.

Các mục có thể được bao gồm trong các gói tài trợ tổ chức sự kiện

Hãy lập danh sách và đưa các nhà tài trợ lên "cán cân". Chẳng hạn, tầng cơ bản là một đề nghị bao gồm thành công trong các sự kiện tương tự, cách thu hút phương tiện truyền thông, tổng quan về chương trình, sơ đồ, khái niệm thiết kế cho sự kiện, danh mục tài trợ và các chi phí. Nhà tài trợ mới sẽ muốn biết các sự kiện năm ngoái đã thành công như thế nào. Họ sẽ muốn biết những nhân vật nổi tiếng nào sẽ tham dự, bao nhiêu người đến, những gì các đối tác khác đã được khi tham gia và xem hình ảnh minh chứng. Mục đích ở bước này là để làm nổi bật thành công của bạn trong quá khứ với các sự kiện tương tự để thu hút các nhà tài trợ.

Cấu trúc các gói tài trợ bao gồm tiêu chuẩn xây dựng thương hiệu bên trong các sự kiện, truyền thông báo chí, quà tặng, tiếp thị (bán hàng viện trợ) trong sự kiện, có khu vực riêng cho các nhà tài trợ bày gian hàng. Khi đặt các gói tài trợ với nhau, chỉ cần nghĩ về tiếp xúc thương hiệu cho nhà tài trợ có thể của bạn. Chẳng hạn, với nhà tài trợ cấp thấp, ở cấp độ này, bạn có thể cung cấp một liên kết trên trang web của sự kiện cho thương hiệu, cũng như việc đưa logo thương hiệu lên thiệp mời. Đối với một nhà tài trợ vàng, bạn sẽ cung cấp giống như trên và có thể thêm một cái gì đó giống như bao gồm logo trên trang web và một khu vực nhỏ bày gian hàng và quà tặng. Đối với nhà tài trợ Bạch kim, bạn có thể cung cấp chính xác những điều tương tự như các nhà tài trợ tầng thấp, cộng với một khu vực lớn hơn để bày gian hàng và một tiêu đề trình bày, đối tác trên tất cả các mục công bố.

Thông qua số liệu đánh giá để xác định giá các gói tài trợ

Tài trợ là một hình thức quảng cáo. Giống như phương tiện truyền thông quảng cáo, có thể ước tính giá trị qua số lần hiển thị (những người nhìn vào logo) và giá trị của thương hiệu liên quan. Bạn sẽ cần phải biết nhiều người sẽ được tham dự các sự kiện. Ngoài con số này, thêm bao nhiêu người sẽ nhận được các chương trình và các tài liệu khác, như quà tặng. Số người lưu thông qua các địa điểm mỗi ngày (thường là những con số này có thể khảo sát được).

Đo xem bao nhiêu người sẽ xem quảng cáo cho tổ chức sự kiện của bạn, bao gồm áp phích, biển quảng cáo, và tờ báo và truyền hình quảng cáo. Tìm ra bao nhiêu lưu lượng truy cập trang web của bạn tạo ra và bao lâu sự kiện của bạn được đề cập trong các blog và các phương tiện truyền thông Internet khác (sử dụng Google để ước tính).


Một khi bạn có số liệu thống kê cho từng mục trong danh sách của bạn, bạn có thể bắt đầu để đánh giá các mục này và đính kèm một giá đến từng mục. ví dụ, nếu 10.000 người tham dự sự kiện, mỗi logo mà họ thấy sẽ có trị giá khoảng 100$. Con số này có thể được điều chỉnh tùy thuộc vào sự nổi bật của logo và số lượng của mỗi người nhìn thấy nó. Ngoài ra, số lượng có thể được điều chỉnh tùy thuộc vào chất lượng. Điều này được dựa trên những ấn tượng đối với thị trường mục tiêu của nhà tài trợ. ví dụ, giá trị giao thông trên đường có thể được giảm giá nhưng giá trị của người tham dự từ một nhóm nhân khẩu học cụ thể có thể cao hơn. Nổi bật tương đối của thương hiệu sự kiện cũng có thể giảm giá thẩm định hoặc cho phép bạn để giá cao hơn.

Thiết lập các gói tài trợ tổ chức sự kiện

Rõ ràng, bạn không muốn bán mỗi vị trí biểu tượng là 100 $ chp nên tốt hơn là nên đóng gói các tài trợ tại số lượng gia tăng như $10,000, $25,000, $50,000 và như vậy. Các gói thay đổi theo vị trí địa điểm, các bộ phận của chương trình sự kiện, hoặc phân đoạn sự kiện.

Bạn cũng có thể xem xét các gói đặc biệt cho nhà tài trợ cao cấp. Cung cấp độc quyền cho một nhà tài trợ duy nhất có thể dẫn đến một mức giá lớn hơn nhưng cũng có thể loại trừ các nhà tài trợ khác. Cho nên cần cân nhắc cẩn thận. Nếu bạn tìm kiếm một nhà tài độc quyền thì làm điều này trước khi tìm đến các nhà tài trợ tiềm năng khác với đề nghị của bạn.