Công Ty Tổ Chức Sự Kiện Chuyên Nghiệp: tháng 12 2013

13 lý do để ứng dụng Mobile App vào tổ chức sự kiện

Tại Việt Nam, hoạt động tương tư như thế này là Mobile marketing, không chỉ đơn thuần là việc gửi tin nhắn quảng cáo, kênh truyền thông này được ứng dụng trong rất nhiều hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp như cung cấp thông tin về sản phẩm, dịch vụ mới, chương trình khuyến mãi, chương trình vui chơi trúng thưởng ... tùy theo các yêu cầu khác nhau của doanh nghiệp.

Là một nhà sản xuất, việc xây dựng một hệ thống Mobile App sẽ làm cho công việc trở nên suôn sẻ hơn, bởi việc phổ biến các thông tin của sự kiện đến khách hàng của bạn sẽ được xử lí một cách nhẹ nhàng. Và nếu những điều phía trên chưa thuyết phục được bạn sử dụng thì tôi sẽ đưa ra thêm 13 lý do nữa để bạn suy nghĩ:

1. Thông tin được công bố một cách rộng rãi: Thông qua Mobile App, những người quan tâm sẽ nhanh chóng có được thông tin về những diễn giả, buổi hội thảo, hay là nhà tài trợ. Những điều mà sự kiện trước đó của bạn mất nhiều công sức mới làm được.

2. Tương tác với khách hàng: Nếu trước đây, bạn bị động với những vấn đề có thể đột ngột xảy ra cho sự kiện được bạn chuẩn bị một cách công phu, thì nay bạn sẽ chủ động ngay từ đầu bằng cách lưu ý cho những người quan tâm về một thông tin mới nào đó, và bạn sẽ chắc chắn được là họ biết điều đó.

3. Tăng thêm lợi ích cho nhà tài trợ: Ứng dụng này cũng cho phép bạn đưa logo, thông tin chi tiết hoặc cách liên hệ với nhà tài trợ cho những khách hàng mục tiêu. Nó làm tăng tính minh bạch và tương tác giữa các nhãn hàng tài trợ và khách hàng mà họ hướng đến.

4. Nhật ký cá nhân: Giúp cho người tham gia ước định được nội dung và thời gian diễn ra chương trình, không có bất cứ cơ hội tham gia nào bị bỏ lỡ.

5. Tránh lãng phí: Thay vì tốn một đống tiền in các bản thảo và sau đó làm ô nhiễm môi trường vì vứt chúng đi, bạn có thể tổ chức một sự kiện ít tốn kém hơn nhưng vẫn đảm bảo được chất lượng.

6. Không phụ thuộc quá nhiều vào internet: Dù cho địa điểm bạn tổ chức sự kiến không có wifi, thì Mobile App sẽ giúp bạn thoát khỏi sự phụ thuộc đó.

7. Nếu bạn tổ chức chuỗi sự kiện: không nghi ngờ gì Mobile App sẽ đảm bảo rằng tất cả những người tham dự sự kiện hôm nay của bạn, sẽ có đầy đủ thông tin về sự kiện kế tiếp mà bạn tổ chức.

8. Thu gọn toàn bộ giao diện của web trên màn hình di động: Mobile App có thể gói gọn toàn bộ thông tin trên web khá đơn giản. Bên cạnh đó, bạn còn có thể tận dụng chỗ tên để trống của ứng dụng này để đưa tên logo và nhãn hiệu bạn muốn xuất hiện.

9. Bản đồ trong tay: Để đảm bảo mỗi vị khách tham gia đều nắm rõ đường đi đến nơi tổ chức sự kiện, thì ứng dụng di động sẽ cung cấp cho họ một bản đồ thật chi tiết và rõ ràng.

10. Chất lượng và đổi mới: Một sự kiện thật ấn tượng, đầy sự đổi mới nhưng vẫn đáp ứng được mục đích kinh doanh của nó là phần thưởng bạn sẽ nhận được.

11. Phản hồi của khách hàng: Trước, trong và sau khi sự kiện diễn ra, tất cả những người tham gia đều có thể liên lạc với ban tổ chức để chia sẻ suy nghĩ hoặc đánh giá của họ, biết được điểm yếu của mình thông qua những phản hồi là một cơ hội tuyệt vời để những sự kiện trong tương lai của bạn hoàn hảo hơn.

12. Công cụ marketing: Các ứng dụng di động được tuỳ chỉnh sẽ trở thành những công cụ quảng cáo đắc lực cho bất kỳ lãnh vực kinh doanh nào. Điều đó sẽ góp phần làm tăng lòng trung thành của khách hàng đối với thương hiệu.

13. Người phụ tá đắc lực: Bạn có thể chắc chắn là bất kì thắc mắc nào của khách hàng về sản phẩm đều được giải đáp bởi thông tin đã được tích hợp đầy đủ cho họ thông qua ứng dụng này

Tuy nhiên, để cho việc sử dụng ứng dụng di động đạt hiệu quả, nằm trong tầm kiểm soát của bạn và phản ánh chính xác thông tin về sự kiện, thì bạn cần xem xét một cách kĩ lưỡng về mục đích của sự kiện đó. Dù thế nào đi nữa, thì khách hàng vẫn sẽ luôn cảm thấy tiện lợi với dịch vụ này.

Tại Việt Nam, hoạt động tương tư như thế này là Mobile marketing, không chỉ đơn thuần là việc gửi tin nhắn quảng cáo, kênh truyền thông này được ứng dụng trong rất nhiều hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp như cung cấp thông tin về sản phẩm, dịch vụ mới, chương trình khuyến mãi, chương trình vui chơi trúng thưởng ... tùy theo các yêu cầu khác nhau của doanh nghiệp.

Người làm sự kiện có thể liên hệ các nhà cung cấp dịch vụ để được tư vấn thêm về các ứng dụng và hiệu quả của hình thức này cũng như để họ đáp ứng những yêu cầu của bạn.

Tags: to chuc su kien, tổ chức sự kiện, công ty tổ chức sự kiện

Tin liên quan:

Nguồn netmedia.com.vn

Ý tưởng - Thử thách đối với người Tổ chức sự kiện

Xin trích lời của một cố đạo diễn tài năng trong ngành sự kiện, nghệ thuật Việt Nam - Huỳnh Phúc Điền "Để có ý tưởng không khó, quan trọng là phải có tiền". Đó cũng là tâm sự nặng lòng của những người làm ý tưởng, các chuyên gia tổ chức sự kiện, họ thường xuyên phải suy nghĩ, phải tim tòi để tạo ra ý tưởng thoả mãn yêu cầu của khách hàng, nhưng thường thì concept của họ hoặc không được chấp nhận hoặc không được thực hiện vì khách hàng... không có tiền.

Được một khách hàng gọi đến đặt hàng làm một job event, trong lòng khấp khởi chuyến này có hợp đồng, có doanh thu, được thể hiện, được... đủ thứ.

Gặp khách hàng bắt đầu bắt đầu hơi căng thẳng: Khách hàng khó tính, khách hàng yêu cầu sáng tạo cao... nhưng vui vì: Cảm nhận về khách hàng tiềm năng, được thể hiện khả năng sáng tạo, vì khách hàng nói "tiền không quan trọng, miễn là ý tưởng hay".

Thực tế thì sau nhiều thời gian họp team lên xuống, nhiều ý tưởng hoành tráng đưa ra cho khách hàng nhưng kết quả lại bằng không, hết lần này đến lần khác, hết job này đên job khác kết quả và qui trình đều tương tự. Vấn đề ở đây là: Do chúng ta không biết sáng tạo hay do khách hàng không có tiền để thực hiện sáng tạo?

Điểm lại những sự kiện được xem là đỉnh cao của nghệ thuật tổ chức: Lễ khai mạc Olympic Bắc Kinh 2008, khánh thành khách sạn nổi Dubai, hay vừa rồi là lễ khai mạc Olympic 2012 tai London, trước tiên phải khẳng định một điều rằng đây là một sự kiện tốn tiền, nhân sự, trang thiết bị...dưới bàn tay nhào nặn của những đạo diễn nổi tiếng, những chuyên gia tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, đã tạo nên những khoảnh khắc đắt giá cả nghĩa đen và nghĩa bóng.

Và để có một ý tưởng đã khó, công nghệ để thực hiện nó còn khó hơn nhưng quan trọng nhất là chi phí cho việc thực hiện ý tưởng này. Ở nước ngoài nếu cần một ý tưởng lớn (big idea) khách hàng hay nhà tổ chức không ngần ngại chi những khoản tiên khổng lồ để mời các nhà biên kịch suất xắc, những đạo diễn tài ba từng nổi danh qua những phim bom tấn, và cũng không chần chừ quyết định áp dụng những những công nghệ tiên tiến để sản xuất chương trình... tất cả họ tạo thành một ekip ăn ý, xuyên suốt và cũng ngốn rất nhiều tiền.

Còn ở Việt Nam, hãy khoan nói về những sự kiện được coi là lớn: Khai mạc seagames 23, Canavan Hạ Long, Festival, gần đây nhất là lễ khai mạc và bế mạc chương trình 1000 năm Thăng Long, chúng ta cùng nói về cái được gọi là ý tưởng trong các sự kiện doanh nghiệp (chủ đầu tư là các doanh nghiệp tư nhân hay nhà nước)...

Đó là những lễ khởi công, lễ ra mắt sản phẩm mới, hội nghị khách hàng, hội nghị gia đình... mà liên tục chúng ta bắt gặp những yêu cầu "phải sáng tạo và... sáng tạo".

Nghề của agency là sáng tạo và sáng tạo không ngừng, nhưng đừng bao giờ nghĩ sáng tạo là tạo ra một thứ gì đó mới, với quảng cáo chỉ cần sắp xếp lại những cái cũ theo cách mới là sẽ có những ý tưởng hay Một điều thấy buồn hơn cho Agency trong nước, họ sáng tạo không? họ có chứ, họ năng động không? họ có, và họ chuyên nghiệp không? họ không!

Tất cả các agency tổ chức sự kiện hoặc làm quảng cáo ở Việt Nam đến 80% thành lập do tận dụng một mối quan hệ "ông to bà lớn" nào đó, hoặc công ty thành viên nào đó thường xuyên có nhu cầu làm quảng cáo... bỏ qua luôn các đối tượng này vì cái họ có duy nhất là mối quan hệ - không muốn học và cũng không học nổi.

Vậy các agency còn lại hoạt động theo năng lực, theo hướng chuyên nghiệp, với sức trẻ, đam mê sự sáng tạo thì lại không có thương hiệu... và vì không có thương hiệu nên họ không có quyền đàm phán với client trước khi có ý tưởng, họ bị xem nhẹ thậm chí là bị coi thường mỗi lần đàm phán về chuyện mua bán ý tưởng.

Nếu các Agency lớn như Densu, Satchi Satchi họ yêu cầu khách hàng phải trả cho họ một bản Brief mà họ thực hiện dù khách hàng có sử dụng hay không là 2.000 USD thì ở Việt Nam ngay cả khi thực hiện event rồi phí ý tưởng cũng bị khách hàng cười mỉa mai và gạch đi.

Tủi hổ cho những người làm ý tưởng trong những Agency tổ chức sự kiện tại Việt Nam, tủi luôn cho cả những ông khách ngày ngày ngồi vẽ "bánh vẽ", với năng lực hạn chế họ tận dụng những kế hoạch của các Agency thành của mình để có cái báo cáo, bợ đỡ cho mình, cho sếp trong những buổi họp về marketing, kinh doanh và truyền thông của công ty.

Tủi thêm cho những ông sếp lớn bất lực ngồi nhìn ý tưởng hoàn hảo theo ý mình nhưng không thực hiện được vì... không có tiền, nghĩa là họ không hiểu gì về quảng cáo.

Bài viết này hi vọng nhận được sự đồng cảm cho những thân phận làm dâu trăm họ, xu hướng quảng cáo và tổ chức sự kiện ở Việt Nam đang hướng dần tới sự chuyên nghiệp, chuyên nghiệp không chỉ là năng lực của agency nó cũng sẽ chuyên nghiệp trong nhận thức về mối quan hệ, qui trình làm việc giữa Agency với Client.

Sự sáng tạo là vô hạn, các Client nên hiểu túi tiền của mình trước, rồi hãy mơ mộng về một điều kỳ diêụ. Trình bày cởi mở với agency, không giấu nghèo giấu dốt để được hiểu được tư vấn một cách tối ưu, đó là một khách hàng khôn ngoan, đàng hoàng.

Còn các agency, nghề của chúng ta là sáng tạo và sáng tạo không ngừng, nhưng đừng bao giờ nghĩ sáng tạo là tạo ra một thứ gì đó mới, với quảng cáo chỉ cần sắp xếp lại những cái cũ theo cách mới là chúng ta sẽ có những ý tưởng hay rồi và nhớ thêm một điều cuối cùng là: Đừng bao giờ sáng tạo nửa vời nhé!

Tags: to chuc su kien, tổ chức sự kiện, công ty tổ chức sự kiện

Tin liên quan:

Nguồn netmedia.com.vn

Hiện trạng ngành tổ chức sự kiện tại Việt Nam 2013

Như hầu hết tất cả những cuốn sách hướng dẫn kinh doanh đều cho bạn lời khuyên rằng: đặt mục tiêu là một trong những điều quan trọng nhất có thể làm bạn và event của mình khác biệt so với những sự kiện khác. Bằng việc thiết lập mục tiêu, bạn sẽ có thể tập trung vào kết quả mong muốn của sự kiện một cách rõ ràng hơn.

Đó là lý do vì sao các event manager luôn luôn đặt câu hỏi rằng: “Tại sao lại có sự kiện này?” Một khi đã có những lý do rõ ràng cho việc tổ chức sự kiện, bạn có thể sử dụng chúng vào việc lập mục tiêu tổ chức event. Những mục tiêu này sẽ kiểm soát cái bạn đang làm, và sẽ đảm bảo rằng bạn biết làm thế nào để đến nơi bạn định đến.

Nhưng không phải chỉ riêng bạn, điều quan trọng là tất cả thành viên trong team của bạn, những nhà thầu, nhà cung cấp cũng phải biết lý do để tổ chức sự kiện và cái mà bạn đang cố gắng để đạt được. Có mục tiêu làm event sẽ giúp định hình rõ ràng và chính xác những việc cần làm Mục tiêu là công cụ hữu dụng nhất cho việc đánh giá.

Nếu bạn muốn đo lường hiệu suất công việc của bạn, điều đó chỉ có thể thực hiện khi đầu tiên bạn đã lập mục tiêu. Nếu bạn không có mục tiêu thì bạn sẽ so sánh bằng cái gì đây? Bởi vì sau mỗi event bạn có thể quay lại xem xét chúng, thay đổi chúng phù hợp cho những event sau này, như vậy thì bạn, event của bạn và công ty của bạn mới có thể tiếp tục phát triển.

Mục tiêu là đích đến của mỗi sự kiện Lập mục tiêu tổ chức event thường được xem là phí thời gian, đặc biệt là trong một lĩnh vực phát triển, thay đổi nhanh, năng động và sáng tạo như tổ chức sự kiện. Tuy nhiên, những mục tiêu này sẽ giúp event của bạn chạy đúng đường ray.

Mỗi lần bạn đạt đến một đoạn đường chéo trong quá trình hoạch định event, mỗi lần bạn nghĩ ra một ý tưởng mới hay một gợi ý mới, bạn nên tự hỏi “Nó có phù hợp mới mục tiêu của sự kiện không?” Nếu hoạt động hay ý tưởng mới đó có thể giúp bạn đạt được mục tiêu tổ chức sự kiện của mình, điều đó sẽ thật tuyệt, nhưng nếu không, vấn đề sẽ là gì?

Nếu bạn chấp nhận mọi ý tưởng hay gợi ý nào mà không có sự kiểm tra, rà soát lại, bạn sẽ gặp phải rủi ro là sự kiện của bạn sẽ là một tập hợp nhiều những hoạt động khác nhau hơn là một dòng chảy sự kiện đơn lẻ có tính liên tục và kết hợp chặt chẽ.

Mục tiêu là động lực thúc đẩy event team làm việc Khi đặt mục tiêu, hãy nhớ rằng đó là động lực của cả team. Và một khi mục tiêu đã được đặt ra thì bạn nên đảm bảo rằng chúng được truyền đạt đến tất cả những người tham gia quy trình lập kế hoạch và quản lý của sự kiện.

Điều này sẽ giúp những người trong tổ chức của bạn giữ tập trung và không xoay ra khỏi những lý do chính để tổ chức sự kiện. Lập mục tiêu cho những mảng công việc khác nhau sẽ cung cấp một bản đồ đường đi tới một sự kiện thành công.

Trong suốt quá trình lập kế hoạch, bạn có thể xem nhanh phần công việc nào cần được tập trung hơn (ví dụ doanh số bán vé thấp có nghĩa cần tập trung hơn vào vé) hay phần việc nào gần với mục tiêu hơn. Một khi một mục tiêu đã đạt được, một mục tiêu mới cần được thiết lập ngay sau đó để duy trì tốc độ và động lực của team tổ chức sự kiện.

Thành công của một event trong tương lai: Khi bạn cố gắng đánh giá những event của mình, bạn sẽ đo lường sự thành công đó dựa vào những mục tiêu đã được thiết lập, nếu không có bất kỳ mục tiêu nào, làm sao bạn có thể đo lường đây? Những mục tiêu này có thể áp dụng cho cá nhân, cho đội ngũ quản lý sự kiện, cho sự kiện hoặc cho các doanh nghiệp.

Ví dụ, bạn có thể lập mục tiêu tổ chức event là bán được 100 vé. Nếu chỉ có 90 vé được bán thì bạn đã thất bại trong việc đạt mục tiêu và bạn cần phải họp tổng kết tìm hiểu lý do tại sao. Nếu bạn bán 110 vé thì bạn đã vượt mục tiêu, nhưng vẫn phải họp nhóm để tìm ra nguyên nhân.

Một khi event kết thúc, bạn nên xem lại và đánh giá các mục tiêu tổ chức sự kiện đặt ra trước đây. Khi đó sự chênh lệch giữa hiệu suất của bạn và những mục tiêu này sẽ cho thấy bạn đã làm như thế nào và bạn đã muốn làm như thế nào. Sẽ chưa đủ nếu như bạn chỉ xem điều bạn đã làm được và chưa làm được đáp ứng mục tiêu hay không, mà bạn còn phải xem xét lý do tại sao vì ở đây bạn có thể học được những bài học để hướng tới tương lai.

Những lý do hợp lý nên được xem xét cẩn thận và lưu ý cho các event tương tự tiếp theo. Nếu bỏ qua điều này, rủi ro sẽ là các sự kiện, các nhân viên hoặc công ty sẽ tiếp tục mắc phải, không bao giờ sửa được lỗi đó, từ năm này qua năm khác, từ sự kiện này qua sự kiện khác.

Tags: to chuc su kien, tổ chức sự kiện, công ty tổ chức sự kiện

Tin liên quan:

Nguồn netmedia.com.vn

Điều gì quan trọng nhất trong tổ chức sự kiện?

Để quản lý, tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thành công đòi hỏi người tổ chức chương trình phải hội tụ những tố chất như: Nhanh nhạy, năng động, sáng tạo, có đầu óc tổ chức, xử lý tình huống tốt… Tuy nhiên, một yếu tố cực kì quan trọng giúp tạo nên thành công của một chương trình event lại chính là ý tưởng.

Một ý tưởng mới lạ, có điểm nhấn, biết lồng ghép hình ảnh và văn hóa của doanh nghiệp sẽ để lại dấu ấn riêng cho thương hiệu của bạn. Trong đó, ý tưởng được coi như sợi chỉ đỏ xuyên suốt, là cẩm nang chỉ hướng cho tất cả các hoạt động xung quanh, vì thế để tìm ra một ý tưởng hiệu quả, phù hợp đòi hỏi sự đầu tư lớn về chất xám và sự tâm huyết.

Goodwill tổ chức chương trình "Lễ giới thiệu sản phẩm máy xây dựng Shantui tại thị trường Việt Nam"

Khi khâu ý tưởng được thống nhất thì có thể nói bạn đã nắm được 50% thành công, các phần còn lại là triển khai và quản lý để đảm bảo ý tưởng được thể hiện một cách hợp lý nhất, tinh tế nhất và chính xác nhất. Vì vậy, một chương trình có theme rõ ràng sẽ để lại ấn tượng trong lòng người tham dự và đạt được hiệu quả hơn rất nhiều.

Vậy làm thế nào để có một ý tưởng tuyệt vời?

Điều đầu tiên mà một người quản lý sự kiện cần làm là phải hiểu thật rõ khách hàng của mình. Ý tưởng chỉ có thể trở nên hiệu quả khi nó bắt nguồn từ chính tình hình hiện tại của doanh nghiệp, từ lĩnh vực, ngành nghề cho đến nét “tính cách thương hiệu” và văn hóa doanh nghiệp. Khi bạn có một cái nhìn toàn diện về doanh nghiệp, bạn sẽ có hướng đi rõ ràng hơn cho ý tưởng. Tiếp theo đó, kết hợp ý tưởng bằng óc sáng tạo, bạn sẽ dần vẽ nên một bức tranh hoàn thiện hơn.

Chương trình tiệc tất niên của FHI360 do Goodwill tổ chứ

Khâu cuối cùng là việc tinh chỉnh, đi sâu làm rõ các chi tiết nhỏ. Điều quan trọng là bạn cần phải chú ý đến toàn bộ chi tiết từ toàn cảnh, banner, backdrop, âm thanh, ánh sang cho đến những chi tiết nhỏ nhất như hoa để bàn, biển chỉ dẫn, bàn lễ tân… Tức là phải đảm bảo mọi hình ảnh cần phải tinh tế, thống nhất xuyên suốt ngoài vào trong, từ đầu chương trình đến cuối chương trình.

Chính vì vậy, một event thành công thường đứng sau đó là bóng dáng của công ty tổ chức sự kiện với đội ngũ sáng tạo chuyên nghiệp cũng như đội ngũ thực hiện triển khai có kinh nghiệm để có thể đảm bảo kiểm soát chương trình một cách tốt nhất, hạn chế tối thiểu những rủi ro.

Tags: to chuc su kien, tổ chức sự kiện, công ty tổ chức sự kiện

Tin liên quan:

Nguồn netmedia.com.vn

Là một người tổ chức sự kiện, bạn cần gì?

Sáng tạo, tháo vát và khả năng xử lý tình huống … là một trong những yếu tố cơ bản của một người tổ chức sự kiện.

1. Những tố chất của một người tổ chức sự kiện?

Ngày nay, tổ chức sự kiện đã và đang được xem là một ngành công nghiệp phát triển với tốc độ nhanh. Và nhu cầu nhân lực cho ngành công nghiệp này cũng là một thách thức lớn. Công việc của người tổ chức sự kiện bao gồm từ khâu sáng tạo trong chủ đề cho đến lựa chọn địa điểm và chuẩn bị về hậu cần. Vậy đâu là tố chất cần có của một người làm công việc này?

Trước hết bạn phải là một người đa năng. Vì tưởng tượng nhé, bạn phải thường xuyên đối mặt với cùng một lúc hàng loạt công việc, hàng loạt con người trong cùng một thời điểm. Hơn thế nữa, bạn buộc phải là người có kỹ năng đàm phán và thương lượng tốt vì những người mà bạn giao tiếp, làm việc sẽ đến từ nhiều tầng lớp khác nhau. Đặc biệt với đặc thù công việc luôn phải chạy guồng công việc thật nhanh với hàng chục deadline sát nút thì ắt hẳn bạn còn cần phải có sức khỏe, khả năng chịu áp lực cao và tỉnh táo, quyết đoán trong mọi tình huống.

Ngoài ra, sự tháo vát, sáng tạo và khả năng giải quyết vấn đề cũng là những điều quan trọng không kém. Nhu cầu của khách hàng muôn hình vạn trạng, từ đơn giản đến phức tạp vì thế bất kể nó ở mức độ nào, bạn cũng cần sáng suốt nhìn nhận và giải quyết nó theo hướng tốt nhất.

2. Người trong cuộc họ nói gì?

Chris Zachar, 31, giám đốc điều hành của Grass Roots Events:

Công việc của tôi là quán xuyến các dự án từ lúc bắt đầu tới lúc kết thúc. Khối lượng công việc không tưởng tượng được, đặc biệt khi phải giải quyết mọi việc từ buổi họp mặt nhỏ, hội họp đến hội thảo. Mỗi ngày luôn khác nhau, mỗi địa điểm khác nhau và mỗi người bạn gặp cũng khác nhau. Đôi khi mọi thứ đổ ầm vào bạn cùng một lúc, bạn sẽ thấy ngột ngạt trong môi trường đầy áp lực. Nhưng đối với tôi thì đó là môi trường khiến tôi thấy hạnh phúc.

Adam Pollington, người điều phối sự kiện tập đoàn Warwick

“Tôi thích cách mà tôi xử lý theo đặc thù từng sự kiện. Tôi cũng thích những yêu cầu khác nhau của các khách hàng. Ở Warwick, chúng tôi phải làm việc với những khách hàng lớn mà yêu cầu của họ là đôi khi đơn giản chỉ là 5 chữ “làm sao cho tốt nhất”.

Thông điệp từ một người trong nghề mà tôi muốn gửi đến các bạn, đây thật sự là một nghề hấp dẫn và đầy cơ hội. Công việc này đã cho tôi có dịp được đi đến nhiều nước như Mỹ, Hà Lan, Nga,… Các bạn hãy có lòng tin vào điều mình đang làm và thu nhặt càng nhiều kinh nghiệm càng tốt.”

3. Thử sức ở công việc này bằng cách nào?

Các khóa học về tổ chức sự kiện ở các trung tâm, các trường đại học cũng là nơi bạn có thể trang bị thêm kiến thức. Tuy nhiên, đối với công việc này thì kinh nghiệm là một điều vô cùng quý giá.

Những người trẻ nên tận dụng mọi cơ hội để thu nhặt kinh nghiệm cho bản thân. Các hoạt động xã hội ở môi trường đại học sẽ là bước đệm tốt nhất, kinh nghiệm từ việc tổ chức một trấn thi đấu thể thao ở trường một phần nào đó cũng sẽ giống như kinh nghiệm bạn có được từ vị trí tổ chức một sự kiện lớn cho một công ty tầm cỡ.

”Có thể bạn có nhiều bằng cấp, nhưng cái tôi cần là nhân cách và kinh nghiệm của bạn. Bạn phải cho tôi thấy bạn thật sự nổi bật.” nhà tuyển dụng Caroline Harms thuộc Roof Gardens cho biết.

Tags: to chuc su kien, tổ chức sự kiện

Tin liên quan:

Nguồn netmedia.com.vn

Tổ chức sự kiên nên tổ chức vào dịp nào?

Cụm từ “Tổ chức sự kiện” được sử dụng rất nhiều trong giới PR, đây là một công cụ rất mạnh nếu được khai thác đúng cách nhưng cũng sẽ cứa của doanh nghiệp một khoảng chi phí rất lớn mà chẳng thu được gì nếu không có mục đích cụ thể.

Trước khi tiến hành tổ chức một sự kiện, bạn phải xem xét hoàn cảnh hiện tại có phải là dịp thích hợp để làm việc đó hay không. Một sự kiện chỉ phát huy sức mạnh nếu được tổ chức vào dịp thích hợp.

Tổ chức sự kiên nên tổ chức vào dịp nào?

1. Khai trương:

Một cú chào sân hoành tráng tất nhiên sẽ tạo tiền đề tốt cho doanh nghiệp của bạn sau này. Buổi lễ khai trương ngoài việc thông báo cho thiên hạ biết bạn đang kinh doanh cái gì, còn phải đạt được những mục tiêu marketing khác như: Cho khách hàng thấy bạn khác với các đối thủ cạnh tranh như thế nào? Doanh nghiệp bạn có gì đặc biệt mà mọi người nên ưu tiên.

Lễ khai trương ngày nay không thể chỉ gói gọn trong những nghi thức trang trọng như cắt băng khánh thành, thuê lân sư rồng hoạt náo cho hoành tráng. Bạn phải làm hơn thế nữa, tổ chức chương trình giải trí, tặng quà cho khách tham gia, cho trải nghiệm sản phẩm, dịch vụ miễn phí, khuyến mãi đặc biệt… là những phương pháp tốt nhất để lôi kéo những khách hàng đầu tiên đến với bạn và có được những trải nghiệm khó quên.

2. Giới thiệu sản phẩm mới:

Cũng như khai trương công ty, khi bạn vừa cho ra đời một dòng sản phẩm mới, tổ chức sự kiện là cách nhanh nhất để giới thiệu nó đến cộng đồng. Trong buổi giới thiệu sản phẩm không thể thiếu các tiết mục giải trí, biểu diễn nhưng bạn đừng quá sa đà vào những điều này, mục đích chính của bạn vẫn là lôi kéo sự chú ý của khách tham gia vào sản phẩm mới của bạn. Một mẫu thử miễn phí, hoặc tốt hơn nữa là một đơn vị sản phẩm sẽ kiếm về nhiều điểm cộng cho thương hiệu của bạn. Vấn đề là bạn phải kiểm soát được phần chi phí mẫu thử này.

3. Các kỳ lễ tết:

Nguyên Đán, Noel, Valentine, 8 tháng 3, 20/11, 1/6, Trung Thu…Thật may mắn khi Việt Nam có rất nhiều dịp lễ tết để bạn tha hồ tổ chức sự kiện…để đẩy sale hoặc đánh bóng thương hiệu đều được. Nhưng vấn đề cần ghi nhớ là mỗi dịp lễ tết cần có một kế hoạch tổ chức sự kiện hoàn toàn khác nhau, nếu không khách hàng sẽ thấy nhàm chán với các sự kiện của bạn và tìm đến các sự kiện của công ty khác, những người bám sát không khí lễ hội lúc đó hơn.

4. Lễ kỷ niệm:

Nếu công ty bạn đã ra đời được trên 1 năm thì việc tổ chức sự kiện vào ngày kỷ niệm đặc biệt gì đó của công ty sẽ khiến cộng đồng cảm thấy đây là một công ty đang đi lên và muốn ghi dấu từng chặng đường của mình. Một hình ảnh tốt phải không nào? Buổi lễ kỉ niệm cũng là dịp để bạn mời gọi thêm nhiều đối tác và khách hàng tìm năng rồi tìm cách xây dựng một mối quan hệ tốt với họ.

Thiên thời, địa lợi, nhân hòa vốn là những yếu tố rất quan trọng với kinh doanh, và khâu tổ chức sự kiện lại đặc biệt nhạy cảm với những điều này. Một sự kiện thành công đòi hỏi người đứng sau phải ra quyết định đúng đắn ngay từ lúc chọn thời điểm và tiếp theo là cách thức thực hiện, một bước sai lầm không chỉ ngốn tiền của doanh nghiệp bạn mà còn có thể gây hại cho thương hiệu công ty.

Tags: to chuc su kien, Tổ chức sự kiên nên tổ chức vào dịp nào

Tin liên quan:

Nguồn netmedia.com.vn

Tổ chức sự kiện chương trình giao lưu…

Tổ chức sự kiện chương trình giao lưu cơ bản bao gồm những nội dung sau:

- Ý tưởng chương trình

- Chủ đề (tên gọi)

- Đối tượng tham gia chương trình

Đây là 3 yếu tố then chốt, có mối quan hệ biện chứng lẫn nhau để từ đó người tổ chức chương trình sẽ thiết kế một chương trình giao lưu phù hợp, đáp ứng được mục đích, yêu cầu đề ra và thu hút sự quan tâm của người tham dự.

Thứ tự của 3 yếu tố này có khi được hoán vị cho nhau nhưng để bắt đầu hình thành một chương trình giao lưu thì người tổ chức sự kiện phải trả lời 3 câu hỏi:

-Tổ chức sự kiện chương trình này nhằm mục đích gì ?

-Chủ đề (tên gọi) như thế nào cho phù hợp ?

-Chương trình này dành cho ai ?

Với câu hỏi : Tổ chức sự kiện chương trình này nhằm mục đích gì ? Tức là chúng ta phải hình dung ra loại hình tổ chức, hay thường gọi là phát thảo ý tưởng. Chúng ta có thể hình dung 3 yếu tố trên như 3 đỉnh của 1 tam giác, và để tạo thành 1 tam giác thì không thể thiếu 1 trong 3 đỉnh.

Nhìn chung, khi đã xác định ý tưởng – chủ đề – đối tượng thì công việc tiếp theo của người thực hiện chương trình là Tổ chức sự kiện với 3 công đoạn như sau :

Chuẩn bị kịch bản chi tiết cho sự kiện

Sự kiện dù lớn hay nhỏ cũng cần chuẩn bị một kịch bản chi tiết về chương trình, bao gồm MC script, lịch trình, công việc cụ thể của từng bộ phận tham gia trong việc tổ chức sự kiện.

Chọn người dẫn chương trình cho sự kiện - MC

Người được chọn làm dẫn chương trình (MC) phải được tham gia ngay từ khâu xây dựng kịch bản, vì như thế MC sẽ được nắm bắt ngay những nội dung đầu tiên và hiểu được vấn đề muốn nói. MC phải dành thời gian nghiên cứu kỹ kịch bản sự kiện. Tránh trường hợp người tổ chức chương trình chuẩn bị hết mọi chuyện, MC chỉ là người giới thiệu lại chương trình, thì sự kiện sẽ bị sơ cứng, MC không hiểu rõ vấn đề để truyền đạt.

Công tác lễ tân (hậu cần) phục vụ chương trình

Đây là một phần không kém phần quan trọng đối với bất kỳ một sự kiện, có những chương trình chuẩn bị kịch bản tốt, nhưng chỉ cần sơ xuất về lễ tân sẽ làm giảm đi chất lượng của sự kiện. Đối với các chương trình giao lưu quốc tế, bên cạnh kịch bản nội dung thường kèm theo kịch bản lễ tân riêng. Để hạn chế những ảnh hưởng về lễ tân, người tổ chức sự kiện cần chú ý:

- Thư mời tham dự sự kiện : Phải nghiêm túc, lịch sự, đầy đủ thông tin.

- Trang trí phục vụ chương trình : Cần đảm bảo tính nghiêm túc, đơn giản và ấn tượng. Nghiêm túc ở đây là câu chữ chuẩn xác, huy hiệu hay biểu tượng chính thức, tránh trường hợp phông chữ trang trí lòe loẹt, kiểu cách không cần thiết.

- Tiếp khách - đón khách : Chúng ta nên đặt 1 bàn tiếp khách ở phía trước bên ngoài nơi diễn ra hoạt động và cử lực lượng hướng dẫn khách vào vị trí ngồi. Điều này vừa thể hiện lòng tôn trọng với khách mà chúng ta mong muốn họ đến tham dự, vừa tạo điều kiện thuận lợi cho điểm danh, an ninh trật tự.

- Nước uống hoặc trái cây có 2 cách chuẩn bị : Để sẵn trên bàn nơi khách ngồi hoặc có khu vực để riêng bánh, trái cây, nước uống ở 1 góc sạch sẽ... để khách tự nhiên dùng. Các công việc này phải hoàn tất trước khi khách bước vào chương trình, người phục vụ phải ăn mặc lịch sự. Tuyệt đối tránh việc khi khách đang ngồi xem chương trình sự kiện, tiếp tân mới đem nước ra mời và đi tới lui ngang mặt khách. Đối với người sẽ phát biểu phải có người tiếp tân chuẩn bị nước, có ly và mở nắp chai nước sẵn (nếu là nước suối...). Tránh việc để nguyên chai nước suối, không mở nắp, dùng ống hút là mất lịch sự.

- Tặng hoa hay quà lưu niệm trên sân khấu : Cán bộ làm tiếp tân cần phải được chuẩn bị kỹ, cần đến địa điểm tổ chức trước để khảo sát địa điểm và cách xuất hiện như thế nào cho hợp lý.

Có 3 điểm lưu ý khi làm tiếp tân, đặc biệt là tặng hoa hay quà lưu niệm:

- Ăn mặc lịch sự : nữ áo dài, nam thắt cravat.

- Khuôn mặt phải rạng rỡ, tươi vui, luôn hướng vào người sẽ tặng.

- Không được quay lưng ra khán giả, thậm chí kể cả lúc đi vào.

Tổ chức chương trình sự kiện

Sau tất cả những công tác sự kiện chuẩn bị chu đáo trên, việc tổ chức thực hiện chương trình chắc chắn sẽ tốt hơn. Tuy nhiên cũng có nhiều chương trình do thời gian chuẩn bị gấp, việc điều hành chuẩn bị chương trình thiếu tính khoa học và nhiều lý do khác... nên chương trình sự kiện diễn ra không đúng như mong muốn. Điều chú ý nhất trong khi tổ chức chương trình là: Phải bố trí người điều phối chương trình sự kiện trong và ngoài sân khấu. Người điều phối sẽ giúp cho người tổ chức chương trình sự kiện liên kết và chuẩn bị điều hành những tiết mục tiếp theo của chương trình sự kiện, xử lý tất cả những nội dung liên quan để giúp cho MC yên tâm trên sân khấu. Tránh trường hợp người tổ chức chương trình, MC và điều phối chương trình sự kiện là 1, thậm chí kiêm luôn cả ca sĩ phục vụ chương trình là không nên.

Sau mỗi chương trình tổ chức sự kiện

Cần mở hồ sơ lưu kịch bản chương trình sự kiện, kèm theo những lưu ý của chương trình sự kiện vừa tổ chức về mọi mặt để rút kinh nghiệm cho những chương trình sự kiện sau tốt hơn, vì chắc chắn chúng ta sẽ còn thực hiện nhiều chương trình sự kiện tương tự.

Bài viết liên quan:

Tổ chức sự kiện và kỹ năng xử lý sự cố thường gặp

Tổ chức sự kiện và kỹ năng tổ chức trò chơi

Sáng tạo nghệ thuật trong tổ chức sự kiện...

Vì sao nên ứng dụng Mobile App vào tổ chức sự kiện

Nghề tổ chức sự kiện và những lĩnh vực cần phải hiểu biết

Nguồn: netmedia.com.vn

Công Ty Tổ Chức Sự Kiện Chuyên Nghiệp

13 lý do để ứng dụng Mobile App vào tổ chức sự kiện

Nguồn netmedia.com.vn

Ý tưởng - Thử thách đối với người Tổ chức sự kiện

Nguồn netmedia.com.vn

Hiện trạng ngành tổ chức sự kiện tại Việt Nam 2013

Nguồn netmedia.com.vn

Điều gì quan trọng nhất trong tổ chức sự kiện?

Vậy làm thế nào để có một ý tưởng tuyệt vời?

Chương trình tiệc tất niên của FHI360 do Goodwill tổ chứ

Nguồn netmedia.com.vn

Là một người tổ chức sự kiện, bạn cần gì?

1. Những tố chất của một người tổ chức sự kiện?

2. Người trong cuộc họ nói gì?

3. Thử sức ở công việc này bằng cách nào?

Nguồn netmedia.com.vn

Tổ chức sự kiên nên tổ chức vào dịp nào?

Tổ chức sự kiên nên tổ chức vào dịp nào?

Nguồn netmedia.com.vn

Tổ chức sự kiện chương trình giao lưu…

Chuẩn bị kịch bản chi tiết cho sự kiện

Chọn người dẫn chương trình cho sự kiện - MC

Công tác lễ tân (hậu cần) phục vụ chương trình

Tổ chức chương trình sự kiện

Liên kết web

On Google+

On Twitter

Tổ chức sự kiện on Facebook

TỔ CHỨC SỰ KIỆN TOÀN QUỐC

TỔ CHỨC SỰ KIỆN NETMEDIA

SỰ KIỆN HAY 24H

TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRỌN GÓI

THIẾT BỊ TỔ CHỨC EVENT

Blog Archive

Labels

Blog Archive

Popular Posts

Giới thiệu về tôi

Recent Posts