Tổ chức sự kiện hội thảo và kế hoạch chương trình

Tổ chức sự kiện hội thảo và kế hoạch chương trình

1. Xác mục đích tổ chức sự kiện

- Khán giả là ai?
- Chủ đề của hội thảo là gì?
- Tổ chức ở đâu?
- Tại sao mọi người sẽ tham dự?
- Lịch trình của hội thảo là gì?

2. Làm rõ các thông tin cần thiết

- Hồ sơ sự kiện (ngày, thời gian, địa điểm, địa chỉ liên lạc, vv)
- Người chịu trách nhiệm chính /thông tin liên lạc
- Thông tin liên lạc của các nhà cung cấp (suppliers)
- Thông tin/hồ sơ người tham dự
- Không gian cần thiết (ví dụ khu vực trung tâm, sức chứa khoảng 700 người,...) - Thực phẩm và nước uống
- Yêu cầu về Âm thanh ánh sáng
- Vận chuyển/thi công

3. Phác thảo các nhu cầu của chương trình

- Thời gian khả thi cho sự kiện (ví dụ cuối tuần, giữa tháng,...)
- Số người tham dự
- Phong cách thiết lập phòng (bàn ghế dạng lớp học, dạng nhà hát, hay chữ U,..)
- Thời lượng của sự kiện (bao gồm thời gian thi công trước và tháo dỡ sau sự kiện)
- Các yêu cầu về thực phẩm và nước giải khát - Các nhu cầu về âm thanh, hình ảnh (bao gồm cả màn hình, mics, vv.)
- Xác định không gian cần thiết cho hội thảo và cả phong cách thiết lập phòng hội thảo

 4. Về truyền thông, quà tặng

- Mời các phóng viên, nhà báo
- Thiết kế thiệp mời cho khách
- In ấn các tài liệu và hạng mục cơ bản
- Quà tặng khách mời, trò chơi cho sự kiện và phân công người bảo vệ quà tặng.
- Bản tên BTC
- Các bảng hướng dẫn, chỉ đường

5. Về diễn giả, khách mời sự kiện

- Xác định diễn giả
- Bài thuyết trình của họ
- Yêu cầu thêm của họ về set up, âm thanh,...
- Công cụ đếm người tham dự
- Bảng khảo sát ý kiến người tham dự 

TAGS: to chuc su kien | cong ty to chuc su kien

Bài viết liên quan:

Tổ chức sự kiện và kinh nghiệm làm việc với nhà cung cấp

Tổ chức sự kiện thành công ngay từ lần đầu gặp gỡ khách hàng

Event planner và những hiểu biết trong nghề tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện và giải pháp cho yếu tố âm thanh

Tổ chức sự kiện và giải pháp đối phó với yếu tố thời tiết

Nguồn: netmedia.com.vn