To chuc su kien là công việc nhằm nâng cao uy tín cho
một doanh nghiệp. Thông qua đó, tổ chức sự kiện góp phần "đánh bóng"
cho thương hiệu và sản phẩm của công ty. Dưới đây Netmedia xin chia sẻ những điều
cần lưu ý khi tổ chức sự kiện.
Tổ chức sự kiện được biết là cơ hội để
doanh nghiệp gặp gỡ, trao đổi và giao lưu với bạn hàng, đối tác, các cơ quan
truyền thông, cơ quan công quyền, giúp thúc đẩy thông tin hai chiều và tăng cường
quan hệ có lợi cho doanh nghiệp.
Người tổ chức sự kiện không chỉ lên thiết
kế chương trình, liên hệ các công ty cần thiết, mà còn phải biết liên hệ tất cả
khách hàng, khách mời…để biết thông tin chính xác và phải gắn bó với toàn bộ
chương trình từ đầu đến cuối. Nếu chương trình bị thay đổi vào phút cuối vì bất
cứ lý do nào, kế hoạch sẽ bắt đầu bằng con số không. Do vậy, nhân viên event phải
chuẩn bị kỹ lưỡng mọi chi tiết của chương trình.
Một số điều cần lưu ý khi tổ chức sự kiện
Thông thường, khi tổ chức họp báo, giới
thiệu sản phẩm, lễ trao giải thưởng… doanh nghiệp thường nhắm đến các tiêu chuẩn
“sao” của khách sạn. Khách sạn càng nhiều sao càng được xem là tối ưu về điều
kiện tổ chức, tiện nghi, phục vụ… Đã có doanh nghiệp tổ chức hội nghị khách
hàng tại một khách sạn hàng đầu ở TPHCM, thư mời phát đi rồi mới biết nơi tổ chức
không chứa nổi số khách mời. Lẽ ra, nếu cẩn thận thăm dò trước, có thể doanh
nghiệp sẽ được cung cấp những số liệu cụ thể hơn.
Chẳng hạn, nếu lượng khách mời vượt quá
500 người thì tại TPHCM chỉ có các khách sạn Equatorial, Sheraton và Park Hyatt
là có khán phòng đủ rộng; ở Hà Nội thì có khách sạn Melia và Deawoo. Các khách
sạn khác dù có nhiều “sao” nhưng sức chứa chỉ tối đa 300-400 người
Nhiều doanh nghiệp đã “sốc” khi làm chương
trình mang tính chất giao lưu cộng đồng tại các sân vận động, nhà thi đấu, câu
lạc bộ… Hệ thống máy lạnh kém, ánh sáng chập chờn, âm thanh lúc được lúc mất,
an ninh lỏng lẻo, vệ sinh không đảm bảo… Có nơi lại không cho thời gian dàn dựng
và chạy thử chương trình, vì tiền thuê địa điểm chỉ được tính cho thời gian diễn.
Muốn được việc, doanh nghiệp phải bóp bụng trả thêm từ một nửa đến nguyên giá
thuê, cho thời gian dàn dựng và diễn tập này.
Sự phối hợp không đồng bộ giữa các bộ phận
làm chương trình cũng là một nguyên nhân gây trục trặc. Người mẫu không thể diễn
khi sân khấu cứ được thiết kế theo kiểu… đủng đỉnh. Ca sĩ sẽ chịu trận nếu người
phụ trách âm thanh không có sự chuẩn bị chu đáo trước giờ diễn. Ánh sáng trong
thiết kế sân khấu cũng vậy, phải thật hoàn hảo ngay từ buổi diễn tập để đạo diễn
sắp xếp đội hình người mẫu: cô mặc trang phục màu sậm thì đứng ở nơi có ánh
sáng nhiều; trang phục sáng xuất hiện ở chỗ tối hơn; người mẫu diễn trang phục
màu đỏ thì không được để đèn xanh “đánh” vào…
Người dẫn chương trình (MC) cũng có khi
gây ra những cảnh “dở khóc dở cười”. Thông thường, bên làm chương trình sẽ gửi
bài nói của MC trước vài ngày để MC đọc và tập dượt cho nhuần nhuyễn. Nhưng
cũng có khi lu bu quá nên quên, hoặc do MC quá tự tin vào khả năng của mình nên
không cần xem trước. Đã có trường hợp MC chỉ nhận bài nói của mình trước vài giờ,
thậm chí ngay khi chương trình bắt đầu. Kết quả là nội dung một đàng, dẫn
chương trình đi một nẻo!
Vấn nạn “sao” cũng làm đau đầu giới tổ chức
sự kiện không kém. “Sao” thì có nhiều chương trình mời chào, hoặc tự mình làm
cao nên thường không đến đúng giờ khiến ban tổ chức khốn khổ tìm cách “chữa
cháy” chương trình. Quản lý các “sao” hoặc phải thật mềm mỏng, hoặc phải đúng
người, đúng giới, “sao” mới chịu nghe. Ở một chương trình thời trang theo phong
cách hoài cổ, đạo diễn yêu cầu người mẫu phải búi tóc cao để phù hợp với chiếc
áo dài có những họa tiết về cảnh làng quê xưa. Lúc tập thì không có vấn đề gì,
do chưa phải mặc trang phục diễn. Đến buổi diễn thử, trong đội hình người mẫu
mười mấy người tự nhiên có hai cô tách ra đi làm đầu riêng - cô thì tóc duỗi,
cô kia tóc xõa rẽ ngôi giữa. Lý do là vì tóc búi làm khuôn mặt các cô… không hợp
với trang phục diễn! Dù đạo diễn đã cố giải thích rằng diễn thời trang cần nhất
là làm toát lên ý tưởng bộ trang phục nhưng các cô vẫn không nghe. Nếu không kịp
thời gọi ông bầu đến thì chương trình đã có nguy cơ bị gián đoạn.
Trong tay luôn có bảng danh mục công việc
cần làm để nắm bắt tình trạng công việc và thời gian hoàn tất. Ngoài ra, cũng
không thể thiếu bảng tiến độ công việc, cũng như phải nghĩ đến các phương án quản
lý rủi ro để có thể giải quyết sự cố xảy ra một cách an toàn và nhanh chóng nhất.
Đó là những tâm niệm cơ bản của người làm nghề tổ chức sự kiện, cũng như doanh
nghiệp muốn tự đứng ra làm chương trình cho mình. Quan trọng hơn hết, không được
xem nhẹ bất cứ công việc nào, dù là rất nhỏ như chọn bài hát làm nhạc dạo đầu
cho chương trình, đặt lẵng hoa trên bàn tiếp tân… Có việc tưởng chừng đơn giản
như chuẩn bị khay và khăn cho phần nghi lễ trao tặng quà, nhưng vì người tổ chức
không kiểm tra kỹ, đến lúc xuất hiện trên sân khấu thì chỉ thấy chiếc khay trơ
trụi với phần quà mà lại thiếu tấm khăn phủ! Những việc linh tinh này phải được
liệt kê chi tiết trong bản danh mục công việc cần làm và phải phân công cụ thể
cho từng người chịu trách nhiệm.
Ở một sự kiện được tổ chức chuyên nghiệp,
người ta sẽ tính đến các giải pháp xử lý khủng hoảng. Theo đó, người tổ chức sẽ
dự đoán những tình huống xấu nào có thể xảy ra, cách giải quyết cụ thể từng trường
hợp ra sao… Làm như thế sẽ hay hơn là chỉ cố gắng làm một chương trình hoàn thiện
theo kiểu tránh không để xảy ra một sơ suất nào. Trên thực tế, đây là điều
không thể, có khi còn tác dụng ngược, bởi càng cố chu tất mặt này thì lại dễ sơ
hở mặt khác.
Đầu năm nay, một công ty tư vấn mới thành
lập tổ chức hội thảo nhằm giới thiệu hoạt động của mình. Cho rằng việc này đơn
giản, công ty không thuê dịch vụ bên ngoài mà tự đứng ra lo liệu. Do đặt chỗ ở
một khách sạn sang nhất nhì ở Sài Gòn nên mọi thứ cần thiết cho hội thảo đã được
sắp đặt chu đáo. Nhưng điều mà công ty không dự liệu trước là tính học thuật
quá sâu của hội thảo - nhiều giáo sư, tiến sĩ lên đọc những bài tham luận dài
lê thê - khiến người nghe khó tiếp thu, trong khi đó thời gian dành cho phần thảo
luận lại không còn. Hội thảo kéo dài đến hơn một giờ chiều, khách tham dự bỏ về
gần hết, buổi tiệc trưa của công ty xem như thất bại. Vậy là chi hơn trăm triệu
đồng để quảng bá hình ảnh công ty nhưng hiệu quả lại không đạt như mong muốn.
Có thể công ty cho rằng một hội thảo được tổ chức trang trọng - thuê địa điểm đắt
tiền, nhiều bài phát biểu “nặng ký”, chiêu đãi ăn trưa - sẽ hấp dẫn khách mời.
Trong khi đó khách tham dự lại muốn đặt câu hỏi và tranh luận để hiểu sâu về đề
tài. Lẽ ra, công ty nên báo cho diễn giả biết trước về đối tượng khách tham dự,
đồng thời kiểm soát được thời gian trình bày của các diễn giả để không rơi vào
tình thế bị động.
Cũng có những “sự cố” xảy ra ngoài ý muốn
của doanh nghiệp hay nhà tổ chức chỉ vì không rành “luật lệ”. Đầu tiên là chuyện
xin phép tổ chức họp báo, vốn đã được cơ quan quản lý quy định rất rõ: thời
gian cấp phép cho doanh nghiệp Việt Nam là một ngày, doanh nghiệp có yếu tố nước
ngoài là bảy ngày. Ai lo tổ chức họp báo cho doanh nghiệp nước ngoài mà không nắm
quy định này, cứ đợi đến sát ngày mới xin phép thì không chừng phải rơi vào cảnh...
hoãn họp!
Kế đến là việc treo băng rôn quảng cáo cho
sự kiện. Nếu có công ty tổ chức sự kiện nào hứa với khách hàng là sẽ treo băng
rôn ít nhất trong một tuần, tại hơn 20 địa điểm “đắc địa” trong thành phố thì
chỉ là… hứa hão!
Bài viết liên quan:
Nguồn: netmedia.com.vn
0 nhận xét:
Đăng nhận xét